Die Einrichtung eines neuen Mandanten in SOG ERP wird notwendig, wenn ein Unternehmen zwei oder mehr Firmen betreibt. Diese können sowohl im Inland als auch im Ausland bestehen. Die zweite firma wird als Mandant im SOG ERP Hauptsystem eingebunden über die Abteilungen/Mandanten, evtl. auch bei entsprechender Anbindung in SOG Financials.
ACHTUNG: BITTE KONTAKTIEREN SIE VOR DER EINRICHTUNG EINES NEUEN MANDANTEN IHREN PROJEKTLEITER BEI DER SOG!
Es gibt unterschiedliche Konstellationen, die Einrichtung hängt auch davon ab, ob der neue Mandant ein eigenes Lager betreibt und Entnahmen aus beiden Lägern über Kreuz stattfinden oder ob der neue Mandant kein eigenes Lager betreibt und Kundenaufträge nur über das Lager der Hauptfirma bedient werden.
Die Abwicklung der später notwendigen internen Verrechnung entnehmen Sie dem gleichnamigen Handbuch.
Die Mandanten werden im entsprechenden Parameter mand gepflegt.
Dabei sollten Sie folgendermaßen vorgehen:
Hauptmandant <0> auf neuen Mandanten <1> kopieren.
Entsprechend zweiten Mandanten <2> anlegen.
Hauptmandant <0> muss am ende entfernt werden, da er dann nicht mehr zulässig ist. Siehe dazu auch Mandantennummer.
Abteilungen und Lagernummer zur Verrechnung eintragen. Dabei macht es Sinn, die Abteilungsnummern und Lagernummern so zu wählen, dass ihre Zugehörigkeit zum Mandanten deutlich wird.
Beispiel:
Mandant 1/Abteilung 10/Lager 81
Mandant 2/Abteilung 20/Lager 82
Im Programm Abteilungen (p827) müssen die zu verwendenden Abteilungen angelegt werden. Beachten Sie bei der Nummernvergabe das obige Beispiel, so dass zu erkennen ist, welche Abteilung zu welchem Mandanten gehört. Das ist nicht zwingend, erleichtert jedoch den Überblick bei der internen Verrechnung.
Bei der Einrichtung einer Mandantentrennung müssen alle Abteilungen mit einer entsprechenden Mandantenzuordnung versehen werden, nicht nur die an der Internen Verrechnung beteiligten Abteilungen.
In den Abteilungen muss auch der jeweils zu verwendende Belegkreis für Verkaufsrechnungen und -gutschriften festgelegt werden. Dies kann immer derselbe Rechnungskreis sein. Sollten unterschiedliche Rechnungskreise genutzt werden, so müssen diese im Globalparameter (p001) Verkaufsbelegnummern eingerichtet werden.
Im p827 muss mit der Funktion Adresse das Eingabefenster für abteilungsspezifische Informationen aufgerufen werden (auch EU-USt, Ustrnr sofern diese in Belegen gedruckt werden). Wenn der EDI-Import genutzt wird, muss neben der GLN auch die zugehörige Abteilung hinterlegt werden, damit eine korrekte Zuordnung beim Import ermöglicht wird.
Einrichtung Parameter Postdienste (ppost)
Hier müssen Sie pro Abteilung einen Steuerungssatz anlegen und in Satz 0 definieren, dass es Sätze pro Abteilung gibt, damit unterschiedliche Versandformulare angesteuert werden können (über den Begriff Leitung).
In der Lagersteuerung (p826) ist zunächst für jeden Mandanten ein Lager einzurichten, damit deutlich wird, welches Warenlager zu welchem Mandanten gehört.
Beispiel:
Mandant 1 - Lager 1
Mandant 2 - Lager 2
Weiterhin ist das bereits oben erwähnte jeweilige Verrechnungslager für die Mandanten einzurichten. Wie erwähnt ist es sinnvoll, auch hier erkennen zu können, welches Lager zu welchem Mandanten gehört.
Beispiel:
Mandant 1 - Lager 81
Mandant 2 - Lager 82
Wichtig ist hier die Zuordnung der Standardabteilung des Lagers und die Zuordnung zum Mandanten - darüber wird erkannt, dass eine Entnahme durch einen Fremdmandanten erfolgt.
Sollte im Projekt mit Direktgeschäften gearbeitet werden, so sind analog den Verrechnungslagern zwei Lager für die Strecke anzulegen (Achtung: Lagertyp beachten).
Beispiel:
Mandant 1 - Streckenlager 91
Mandant 2 - Streckenlager 92
Bei der Einführung einer Mandantentrennung müssen alle Läger mit der entsprechenden Mandantenzuordnung versehen werden, nicht nur die an der Internen Verrechnung beteiligten Läger.
Kunden (p842)- und Lieferantenverwaltung (p843)
Für die interne Verrechnung muss beim jeweiligen Fremdmandanten ein Lieferantenkonto (Verrechnungskreditor) und für den Basismandanten ein Kundenkonto (Verrechnungsdebitor) eingerichtet werden. Läuft die interne Verrechnung in beide Richtungen (jeder Mandant kann aus dem Lager des anderen Mandanten verkaufen), so muss die entsprechende Einrichtung bei jedem der beiden Mandanten erfolgen.
Beispiel:
Anlage eines Kundenkonto 22222 mit Zuordnung zur Abteilung 10 des Basismandanten. Aus Sicht des Basismandanten 1 stellt dieses Konto den Fremdmandanten 2 dar.
Anlage eines Lieferantenkonto 11111 mit Zuordnung zur Abteilung 20 des Fremdmandaten. Aus Sicht des Fremdmandanten 2 stellt dieses Konto den Basismandanten 1 dar.
Also:
p842 - Kunden und Anschriften (kans): Anlegen eines Kunden mit der Anschrift der zweiten Firma mit funktionierender Preisermittlung. Bei Verrechnungsdebitor das Feld Filialkonto auf Kennzeichen 2 (mit Verrechnung von Lagerfremdentnahmen) setzen.
p843: Anlegen eines Lieferanten mit der Anschrift der abgebenden Firma
Auflistung/eventuell Sammeldatenänderung: Auswahl der dem zweiten Mandanten zugehörigen Kunden und (falls notwendig) Lieferanten. Änderung der Abteilung (z. B. Mandant 2/Abteilung 2) möglichst durch Sammeländerung
Achtung:
Das Feld Statistikkennzeichen sollte auf Kennzeichen 9 (nicht übernehmen) gesetzt werden, sofern aus den Statistikdaten Auswertungen auf Firmenebene erfolgen - Umsätze und Auftragswerte wären sonst doppelt enthalten. Bei Auswertung der Statistikdaten auf Mandantenebene könnte eine Verarbeitung der internen Umsätze und Auftragswerte gewollt sein.
Beim Verrechnungskreditor im p843: Das Feld Statistikkennzeichen sollte auf Kennzeichen 9 (nicht übernehmen) gesetzt werden, sofern aus den Statistikdaten Auswertungen auf Firmenebene erfolgen - Umsätze und Auftragswerte wären sonst doppelt enthalten. Bei Auswertung der Statistikdaten auf Mandantenebene könnte eine Verarbeitung der internen Umsätze und Auftragswerte gewollt sein
Diese Varianten (Statistikkennzeichen 9) der Statistikauswertung sind zu bevorzugen. Sollen ansonsten internen Umsätze mit ausgewertet werden, so ist für alle nicht abgrenzbaren Umsätze zu prüfen, ob diese Zahlen jeweils in Kombination mit der zugehörigen Abteilung ausgewertet werden müssen.
Die Kunden des jeweiligen Mandanten müssen entweder den zugehörigen Abteilungen zugeordnet werden oder spätestens über die Aufträge zugeordnet werden. Die Abteilung steuert die Zugehörigkeit des kaufenden Kunden zum Mandanten! Um diese Abteilungssteuerung abzusichern, können Sie die Abteilung im Programm kontovar dieses Feld als Zwangsfeld definieren.
Liefer- und Zahlungsbedingungen
Anpassung/Einrichtung von Liefer- und Zahlungsbedingungen für den neuen Mandanten (z. B. Sprachvarianten bei Fremdentnahme aus dem Ausland) in den Programmen p821 und p822.
Ggf. muss eine Abgrenzung der nur vom neuen Mandanten zu verkaufenden Artikel erfolgen (Abteilungszuordnung). Falls es ein eigenes Lager beim zweiten Mandanten gibt, müssen dort die Bestände gepflegt werden.
Steuerkennzeichen, Finanzbuchhaltung/Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung
Klärung des Kontenrahmen für Finanzbuchhaltung des neuen Mandanten (Erlös-/Aufwandskonten sowie Steuerkonten), sofern notwendig; Anlage von Steuerschlüsseln für neuen Mandanten in SOG ERP und Buchhaltung sofern notwendig - z. B. bei Fremdmandanten im Ausland.
Umsatzsteuerkennzeichen für neuen Mandanten prüfen und im neuen Mandanten hinterlegen.
Die komplette Firmendaten, Steuernummer, EG-USt.-ID müssen vorhanden sein. Die Adressdaten werden in der Abteilungsverwaltung (p827) erfasst. Dort muss das Feld „eigene Adressdaten unter Nummer“ z. B. mit 1 gefüllt werden, danach die Funktion <Adresse> betätigen und die Anschrift erfassen!
Klärung der Belegsteuerung externer Belege: Firmenlogo und Belegmuster für Angebote, Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften. Ggf. Einsteuerung von Versandetiketten mit abweichender Absendererkennung.
Klärung der Belegsteuerung interner Belege: Ggf. Kennzeichnung interner Belege (Packzettel, Fertigungsauftrag, etc.) zur Abgrenzung der Aufträge im Lager. Dies ist besonders wichtig bei gleichen Kunden in unterschiedlichen Mandanten!
Druckausgabesteuerung (falls erforderlich: separate Drucksteuerung, z. B. alle Drucker für abweichenden Mandant landen auf einem definierten Drucker)