Über den Referenzdatenversand ist es möglich, eine Artikellistung auf Basis der Artikelreferenzen eines Personenkontos zu erstellen und per E-Mail an Kunden/Lieferanten oder Ansprechpartner zu versenden. Die Artikellistung wird dabei über XMLInfo in eine XML- oder CSV-Datei umgesetzt und kann um weitere Dateianhänge ergänzt werden.
Zur Nutzung der Listungsverarbeitung Referenzdatenversand in SOG ERP wird die Lizenz refdaten-versand und das Recht refdatvers benötigt.
Um den Referenzdatenversand über den SOG ERP Service nutzen zu können, muß dieser für die Verarbeitung von Listungsaufträgen eingerichtet werden (siehe SOG ERP Service).
Für jedes zu verarbeitende Personenkonto muss es mindestens einen Listungsaufbereitungsatz geben. Dieser Listungsaufbereitungssatz kann entweder einen reinen Kontobezug haben oder einen zusätzlichen Bezug zu einem Ansprechpartner. Hier können mehrere Listungsaufbereitungssätze verwendet werden, z. B. einen Satz, der nur einen Bezug zum Personenkonto aufweist und mehrere weitere Listungsaufbereitungssätze, die eine zusätzliche und evtl. abweichende Aubereitung der Listung für einzelne Ansprechpartner des Personenkontos steuern.
Über die Listungsaufbereitung wird dabei festgelegt, welche Listungsversandsteuerung für die Erstellung und den Versand der Listung verwendet werden soll. Der Zugriff auf die Listungsversandsteuerungen erfolgt dabei in mehreren Stufen, bis eine Listungsversandsteuerung gefunden wurde:
Bei Ansprechpartnerbezug: Zugriff auf Listungsversandsteuerung mit Ansprechpartnerbezug
Zugriff auf Listungsversandsteuerung mit Kontobezug
Zugriff auf Listungsversandsteuerung mit Bereichsbezug
Die Pflege der Listungsaufbereitungssätze erfolgt über die Übersicht der Listungsaufbereitungen.
Die Listungsversandsteuerung enthält alle notwendigen Angaben zum Versand der E-Mail und einige weitere Optionen zur Erstellung der Listung. Hier werden sowohl der Betreff als auch der Text der E-Mail hinterlegt und es können darüber hinaus auch mehrere CC- und BCC-Empfänger angegeben werden. Mit der Listungsversandsteuerung können auch weitere Listungsversandanhänge verknüpft werden, die der E-Mail als zusätzlichen Anhänge neben der eigentlichen Listung angefügt werden.
Neben den Angaben zur E-Mail wird über die Listungsversandsteuerung auch festgelegt, welche XMLInfo-Konfiguration zur Erstellung der eigentlichen Listung verwendet wird.
Bei der Verarbeitung der Listungsversandsteuerung über den Referenzdatenversand über den SOG ERP Service erfolgt für den Betreff und den Text der E-Mail eine Variablenersetzung.
Die Pflege der Listungsversandsteuerungen erfolgt über die Übersicht der Listungsversandsteuerungen.
Zu einer Listungsversandsteuerung können mehrere Listungsversandanhänge hinzugefügt werden. Listungsversandanhänge können über die Bearbeitung der Listungsversandsteuerung importiert werden oder aus bereits vorhandenen Listungsversandanhängen, die zu anderen Listungsversandsteuerungen importiert worden sind, ausgewählt werden.
Die Listungsversandanhänge werden beim Versand der E-Mail als Anhänge zusammen mit der erstellten Listung mitgeschickt.
Der Listungsauftrag fungiert als Steuerungssatz für die Verarbeitung einer Listungsaufbereitung im Zuge des Referenzdatenversand über den SOG ERP Service. Der Listungsauftrag enthält dabei zusätzliche Informationen zur Verarbeitung im Testmodus und zur Benachrichtigung eines Sachbearbeiters.
Listungsaufträge entstehen aus der Auftragserstellung Referenzdatenversand heraus, die wiederum über die Übersicht der Listungsaufbereitungen aufgerufen wird.
Neben dem Listungsauftrag entstehen auch mehrere Listungsauftragsparameter, die dem Referenzdatenversand das Preisdatum, das Sortimentskennzeichen, das Listungskennzeichen und das Kennzeichen für vorläufige Verarbeitung mitteilen.
Über den Listungsparameter wird beim Referenzdatenversand gesteuert, ob eine Stücklistenauflösung für die Artikel durchgeführt werden soll, die auf Basis der Artikelreferenzen ermittelt worden sind. Die Verwendung des Listungsparameters ist optional. Wenn kein Listungsparameter gefunden wird, erfolgt keine Stücklistenauflösung.
Der Zugriff auf den Listungsparameter erfolgt in mehreren Stufen, bis ein Listungsparameter gefunden wurde:
Bei Ansprechpartnerbezug: Zugriff auf Listungsparameter mit Ansprechpartnerbezug
Zugriff auf Listungsparameter mit Kontobezug
Zugriff auf Listungsparameter mit Bereichsbezug
Der Listungsparameter wird über die Übersicht der Listungsparameter gepflegt.
Referenzdatenversand über den SOG ERP Service
Beim Referenzdatenversand über den SOG ERP Service wird auf Basis einer Listungsaufbereitung die Ermittlung und der Versand einer Artikellistung auf Grundlage der Artikelreferenzen zu einem Kunden/Lieferanten durchgeführt. Der SOG ERP Service prüft dabei in regelmäßigen Abständen, ob ausstehende Listungsaufträge vorhanden sind und verarbeitet diese. Das Ergebnis der Verarbeitung wird dabei über den Status des Listungsauftrags zurückgemeldet. Bei erfolgreicher Verarbeitung des Listungsauftrags kann auch eine automatische Löschung des Listungsauftrags erfolgen. Der Zustand der einzelnen Listungsaufträge kann über die Übersicht der Listungsaufträge eingesehen werden. Hier können auch vorhandene Listungsaufträge gelöscht und fehlerhafte Listungsaufträge für eine erneute Verarbeitung zurückgesetzt werden.
Eine beispielhafte XMLInfo-Konfigurationsdatei steht im Projektverzeichnis unter config.basis\Referenzdatenversand_xmlinfo.xml zur Verfügung.
Zur Erzeugung einer grundlegenden XMLInfo-Konfiguration kann auch das Programm p474 - Konfigurator Referenzdatenversand (refdatkonf) genutzt werden.