Über den E-Mail-Versand können neue E-Mails verfasst und versendet werden. Eine versendete E-Mail wird dabei automatisch als Dokument in die Dokumentenverwaltung aufgenommen und kann auch Anlagen enthalten, die sowohl aus bereits vorhandenen Dokumenten als auch aus Dateien des Dateisystems bestehen können, die dann ebenfalls als Dokumente in die Dokumentenverwaltung aufgenommen werden.
Über den Reiter Mitteilung können die einzelnen Angaben zur E-Mail vorgenommen werden. Dazu gehört die Angabe der Empfänger, der Bezug und der eigentliche Text der E-Mail. Zusätzlich können hier Sachbearbeiter ausgewählt werden, die die erstellte E-Mail mit eventuellen Anlagen zur Kenntnisnahme in Form einer Aufgabe über die Aufgabenverwaltung zugeordnet bekommen.
Der Reiter Anlagen ermöglicht das Hinzufügen von Anlagen zur E-Mail. Hier werden Dokumente der Dokumentenverwaltung, Artikeldokumente und Vorgangsdokumente angezeigt, die per Doppelklick oder über die Funktion Hinzufügen in die Liste mit den hinzugefügten Anlagen aufgenommen werden können.
Auch das Hinzufügen von Dateien mittels DragAndDrop ist hier möglich.
Im Bereich "Dateien" können Dateien aus dem Dateisystem ausgewählt werden und über die Funktion Hinzufügen in die Liste der Anlagen übernommen werden. Dokumente oder Dateien in der Anlagenliste können durch Doppelklick oder über die Funktion Entfernen wieder aus der Liste der Anlagen entfernt werden.
Für Dokumente aus der Dokumentenverwaltung wird der Dateiname der E-Mail-Anlage über die Option EmailAnlage.Dateiname (bzw. EmailAnlage.Artikeldokument.Dateiname bei Artikeldokumenten) festgelegt (siehe Dateiname der E-Mail-Anlage), kann jedoch beim E-Mail-Versand auch manuell angepasst werden.
Für bestimmte Dateitypen kann eine Wandlung in das PDF-Format vorgenommen werden. Diese Dateitypen müssen über Allgemeine Steuerungen (p001) festgelegt werden. Die Wandlung in das PDF-Format kann dabei für diese hinterlegten Dateitypen über das Kennzeichen PDF-Wandlung der Anlage übersteuert werden.
Über das Kennzeichen Anlagenkomprimierung kann eingestellt werden, dass alle Anlagen der E-Mail in einer einzelnen komprimierten Datei im Zip-Format zusammengegfasst und versandt werden.
Der Dateiname der Zip-Datei wird über die Option EmailAnlage.ZipDateiname festgelegt.
In dieser Maske werden Dokumente und E-Mail-Anlagen angezeigt.
Der Aufruf des E-Mail-Versandes erfolgt über die Dokumentenerstellung durch Auswahl einer E-Mail-Vorlage als Basis für die Neuerstellung Funktionen (Softkeys) E-Mail-Versand oder über eine Aufgabe mit der Funktion "Antwort Email".
Im Falle einer Antwort Email für eine Aufgabe, kann über die Option DlgDokumentenErstellungEmail.AuAwTemp gesteuert werden, ob und welches Template-Dokument als vorgeschlagener Text eingeblendet werden soll. In diesem Template kann mit Hilfe der SOG ERP (VACOS)Textvariablen "?signatur" eine sachbearbeiterbezogene Signatur, und mit "?original_text" der Originaltext der Aufgabe eingesetzt werden.