Definition der zu verarbeitenden Datensätze über eine Auswahldatei oder über eine Selektion.
1.Auswahldatei
Eingabe des Namens oder des kompletten Pfades einer Datei, die die Schlüsselbegriffe (z.B. f010.key_1) der zu verarbeitenden Stammsätze in den Stellen 1-11 (Firma, Satzart und Artikel/Konto) enthält, wenn es sich um Artikel, Kunden oder Lieferanten handelt. Auswahldateien für Artikel, Kunden und Lieferanten können zum Beispiel über die Programme p038, p039, p050, p051 oder per SQL erzeugt werden. Für weitere Auswahlbegriffe, die z.B. innerhalb der Statistikauswertungen im p813 verwendet werden können, ist der Aufbau jeweils am Satzanfang ab der 1. Stelle mit Firma und dem jeweiligen Schlüsselbegriff (z.B. für Vertreter mit den ersten 5 Stellen gebildet aus 2 Stellen Firma und 3 Stellen Vertreternummer) innerhalb der Auswahldatei zu verwenden. Derartige Auswahldateien können manuell oder per SQL erstellt werden.
Wird nur ein Dateiname eingegeben, so wird die Datei automatisch im Druckverzeichnis des Benutzers gesucht.
2. Selektion
Um eine in der Datenbank abgelegte Selektion zu nutzen, sind folgende Angaben (jeweils durch Doppelpunkt getrennt) erforderlich:
1. Kennung für Selektionen = #sel
2. Selektionstyp (z.B. f030 für eine Artikelselektion)
3. Selektionsname
4. Benutzerkennung des Selektionserstellers
Eine Angabe für eine Artikelselektion namens hamburg des Benutzers sogadm würde also so aussehen: #sel:f030:hamburg:sogadm
Für die Verarbeitung wird die Artikelselektion als Datei im Druckverzeichnis des Benutzers abgelegt.
In den VACOS-Standardprogrammen sind folgende Zusatzfunktionen vorhanden:
1. Eingabe der Selektion im Format #sel:Selektionsname wird automatisch um den Selektionstyp und die Kennung des aktuellen Benutzers erweitert
2. Eingabe der Selektion im Format #sel:Selektionsname:Benutzerkennung wird automatisch um den Selektionstyp erweitert
3. Die im Druckverzeichnis des Benutzers entstandenen Auswahldateien werden automatisch wieder gelöscht