Der SOG ERP Reminder ist ein Programm, das den Sachbearbeiter über bestimmte auftretende Ereignisse innerhalb von SOG ERP (VACOS) informieren kann.
Zur Zeit werden folgende Ereignisse der Aufgabenverwaltung unterstützt:
Zuordnung einer Aufgabe an den aktuell überwachten Sachbearbeiter.
Rückmeldung einer bearbeiteten Aufgabe an den aktuell überwachten Sachbearbeiter.
Änderung einer Aufgabe, die dem aktuell überwachten Sachbearbeiter zugeordnet ist.
Erinnerung an eine Aufgabe des aktuell überwachten Sachbearbeiters, für die eine Erinnerungszeit und ein Start- oder Endtermin angegeben wurde.
Eingehender Anruf über die TAPI-Schnittstelle.
Ausgehender Anruf über die TAPI-Schnittstelle.
Das Hauptfenster ist in vier Hauptbereiche aufgeteilt:
Unter dem Menüpunkt "Datei" befinden sich der Unterpunkt "Einstellungen", über den die Einstellungsmaske aufgerufen wird und der Unterpunkt "Beenden", der den SOG ERP Reminder beendet.
In dieser ObjectList werden die Aufgaben angezeigt, die ein Ereignis darstellen, über das der Benutzer informiert werden will. Der hier verwendete ObjectList-Control lässt sich dabei genau so konfigurieren, wie in der Active Skin Oberfläche.
Bei einem Doppelklick auf eine hier dargestellte Aufgabe wird die Aufgabenbearbeitung von SOG ERP (VACOS) für diese Aufgabe aufgerufen.
Unterhalb der Aufgabenübersicht befindet sich die Funktionsleiste, über die auf signalisierte Ereignisse reagiert werden kann. Je nach Art des Ereignisses sind hier einige Funktionen deaktiviert.
Für eine Aufgabe, die mit einer Erinnerungszeit und einem Start- oder Endtermin versehen ist, kann über diese Funktion der Erinnerungszeitpunkt neu festgelegt werden. Dazu kann über das Feld rechts vom Button eine neuer Zeitraum (Format: Tage.Stunden:Minuten) eingestellt werden, nach dem erneut an diese Aufgabe erinnert wird.
Über diese Funktion wird für eine Aufgabe, die mit einer Erinnerungszeit und einem Start- oder Endtermin versehen ist, die Erinnerung deaktiviert.
Aufgaben, die dem aktuellen Sachbearbeiter zugeordnet oder zurückgemeldet worden sind, sowie Aufgaben, die dem Sachbearbeiter bereits zugeordnet sind, aber verändert wurden, können über diese Funktion mit dem Status N markiert werden.
Über diese Funktion wird auf neue Ereignisse geprüft. Hier wird hinter der Beschriftung des Buttons in Sekunden angezeigt, wann die nächste automatische Prüfung stattfindet.
Hier können protokollierte Fehler des SOG ERP Reminders eingesehen werden. Wenn keine Fehler vorliegen, ist dieser Button deaktiviert und zeigt als Beschriftung "keine Fehler" an. Andernfalls ist der Button aktiviert und mit der Anzahl der protokollierten Fehlermeldungen beschriftet.
In der Statusleiste unterhalb der Funktionsleiste werden die überwachten Sachbearbeiter und der Zeitpunkt der letzten Überprüfung auf neue Ereignisse dargestellt.
Benachrichtigung über neue Ereignisse
Der SOG ERP Reminder kann dem Benutzer das Auftreten von Ereignissen auf verschiedene Arten anzeigen. Die Art der Signalisierung kann über die Einstellungsmaske konfiguriert werden.
Das Tray-Icon des SOG ERP Reminder befindet sich nach dem Start in der Taskleiste, in der sogenannten "Notification Area" neben der Uhrzeit. Ein Doppelklick auf dieses Tray-Icon bringt dabei den SOG ERP (VACOS)-Reminder in den Vordergrund, über das Kontextmenü der Rechten Maustaste kann auf die Funktionen "Anzeigen", "Aktualisieren", "Einstellungen" und "Beenden" zugegriffen werden.
An Hand des Tray-Icons lässt sich dabei auch erkennen, ob neue Ereignisse vorliegen:
Es liegen keine Ereignisse vor
Prüfung auf vorhandene Ereignisse läuft
Es sind Ereignisse vorhanden
Bei der Signalisierung über den Balloon-Tooltip wird bei vorhandenen Ereignissen die Anzahl und Art der Ereignisse angezeigt (siehe Abbildung). Über einen Mausklick auf den Balloon kann die Benachrichtigung wieder ausgeblendet werden.
Diese Benachrichtigungsart blendet ein Fenster im Stil von Microsofts Outlook ein. Die Einblendung bleibt für eine bestimmte Zeit (siehe "Anzeigedauer Benachrichtigungen" in den Einstellungen) sichtbar und wird dann automatisch wieder ausgeblendet. Hier werden Anzahl und Art der Ereignisse angezeigt. Ein Mausklick auf eines der angezeigten Ereignisse bringt das Hauptfenster des SOG ERP Reminders in den Vordergrund.
Diese Art der Benachrichtigung erfolgt bei eingehenden Anrufen über die TAPI-Schnittstelle. Hier wird bei erfolgreicher Identifizierung des Anrufers neben der Telefonnummer auch der Kundenmatchcode, der Kundenname sowie der Name des Ansprechpartners, sofern vorhanden, angezeigt. Beim Anklicken des Benachrichtigungstextes wird die Aufgabenbearbeitung für die Aufgabe, die auf Basis des eingehenden Anrufes erzeugt wurde, aufgerufen.
Diese Art der Benachrichtigung erfolgt bei ausgehenden Anrufen über die TAPI-Schnittstelle. Hier wird bei erfolgreicher Identifizierung der gewählten Rufnummer neben der Telefonnummer auch der Kundenmatchcode, der Kundenname sowie der Name des Ansprechpartners, sofern vorhanden, angezeigt. Beim Anklicken des Benachrichtigungstextes wird die Aufgabenbearbeitung für die Aufgabe, die auf Basis des ausgehenden Anrufes erzeugt wurde, aufgerufen.
Die Einstellungsmaske für den SOG ERP Reminder lässt sich über den Menüpunkt "Einstellungen" unterhalb des Menüpunktes "Datei" in der Menüleiste oder über den Eintrag "Einstellungen" im Kontextmenü des Tray-Icons aufrufen.
Hier können für die verschiedene Ereignisse unterschiedliche akustische Benachrichtigungen festgelegt werden. Erlaubt sind hier ausschließlich Sounddateien im WAV-Format (.wav). Andere Dateitypen können nicht verwendet werden.
Aufgabe mit höchster Priorität
Dieser Sound wird abgespielt, wenn eine Aufgabe mit der Priorität "0" vorhanden ist.
Dieser Sound wird abgespielt, wenn über die Erinnerungszeit an eine Aufgabe erinnert wird.
Dieser Sound wird abgespielt, wenn eine erledigte Aufgabe zurückgemeldet wird.
Dieser Sound wird abgespielt, wenn eine aktuell zugeordnete Aufgabe von einem anderen Sachbearbeiter verändert wurde.
Dieser Sound wird abgespielt, wenn eine neue Aufgabe vorhanden ist oder für andere Ereignisse keine Sounddateien definiert worden sind.
Sichtbarkeit der Benachrichtigungsart "Einblendung" in Sekunden.
Wenn dieses Kennzeichen auf "true" gesetzt ist, wird das Hauptfenster des SOG ERP Reminders automatisch minimiert, wenn nach einer Überprüfung keine Ereignisse vorliegen.
Hier kann die Art der Signalisierung neuer Ereignisse konfiguriert werden. Zur Verfügung stehen hier "keine", "Balloon" und "Einblendung".
In den Vordergrund bei neuer Aufgabe
Wenn dieses Kennzeichen auf "true" gesetzt ist, wird das Hauptfenster des SOG ERP Reminders bei neuen Ereignissen in den Vordergrund geholt, wenn es nicht minimiert ist.
Wenn dieses Kennzeichen auf "true" gesetzt ist, wird das Hauptfenster des SOG ERP Reminders bei neuen Ereignissen aus dem minimierten Zustand in den Vordergrund geholt.
Pop-Up nur ausführen, wenn Aufgaben mit Priorität <= diesem Wert ankommen
Das Hauptfenster des SOG ERP Reminders wird nur bei neuen Ereignissen aus dem minimierten Zustand in den Vordergrund geholt wenn die Priorität der Aufgabe kleiner als der angegebene Wert ist. Diese Einstellung greift nur während der Nutzung des SOG ERP Reminders, beim Start des SOG ERP Reminders werden immer alle ungesehenen Aufgaben und unabhängig von der Priorität angezeigt.
Wenn dieses Kennzeichen auf "true" gesetzt wird, werden Aufgaben, die auf Basis ausgehender Anrufe erstellt wurden, in der Aufgabenübersicht des SOG ERP Reminders mit verarbeitet.
Anzeige der Rufliste bei Eingangsruf
Über dieses Kennzeichen wird gesteuert, welche Aufgabenübersicht in Active Skin automatisch aufgerufen bzw. in der Vordergrund geholt wird.
Es wird keine Aufgabenübersicht aufgerufen
Es wird die Aufgabensuche (ausu) aufgerufen
Es wird die Anrufliste (rufsu) aufgerufen
Wenn dieses Kennzeichen auf "true" gesetzt wird, werden Aufgaben, die auf Basis eingehender Anrufe erstellt wurden, in der Aufgabenübersicht des SOG ERP Reminders mit verarbeitet.
Aufgabenerledigung bei Klick auf Pop-Up
Wenn dieses Kennzeichen auf "true" gesetzt wird, werden Aufgaben, die auf Basis eingehender oder ausgehender Anrufe erstellt wurden, direkt beim Klick auf das evtl. konfigurierte Pop-Up-Fenster erledigt.
Programmaufruf bei Klick auf Ausgangsruf
Über diese Einstellung wird gesteuert, welches Programm beim Klick auf den Text der Einblendung bei ausgehenden Anrufen aufgerufen wird:
Es wird die Aufgabenbearbeitung aufgerufen.
Es wird das Kundencenter oder das Lieferantencenter aufgerufen.
Programmaufruf bei Klick auf Eingangsruf
Über diese Einstellung wird gesteuert, welches Programm beim Klick auf den Text der Einblendung bei eingehenden Anrufen aufgerufen wird:
Es wird die Aufgabenbearbeitung aufgerufen.
Es wird das Kundencenter oder das Lieferantencenter aufgerufen.
Programmaufruf bei Klick auf unbekannten Ausgangsruf
Über diese Einstellung wird gesteuert, welches Programm beim Klick auf den Text der Einblendung bei unbekannten ausgehenden Anrufen aufgerufen wird:
Es wird die Aufgabenbearbeitung aufgerufen.
Es wird das Kundencenter aufgerufen.
Es wird das Lieferantencenter aufgerufen.
Programmaufruf bei Klick auf unbekannten Eingangsruf
Über diese Einstellung wird gesteuert, welches Programm beim Klick auf den Text der Einblendung bei unbekannten eingehenden Anrufen aufgerufen wird:
Es wird die Aufgabenbearbeitung aufgerufen.
Es wird das Kundencenter aufgerufen.
Es wird das Lieferantencenter aufgerufen.
Wenn dieses Kennzeichen auf "true" gesetzt ist, erfolgt eine Verarbeitung ein- und ausgehender Anrufe über die TAPI-Schnittstelle.
Verwendetes TAPI-Gerät. Wenn hier kein TAPI-Gerät angegeben wird, wird zur Verarbeitung ein- und ausgehender Anrufe das TAPI-Gerät verwendet, das über die SOG ERP TAPI-Schnittstelle definiert wird.
Über dieses Kennzeichen wird bei einem ausgehenden Anruf gesteuert, wie eine führende Null zur Interpretation (Anzeige des Kontakts) der Rufnummer behandelt wird.
Keine Behandlung der führenden Null.
Eine evtl. vorhandene führende Null wird aus der Rufnummer entfernt.
Eine führende Null wird der Rufnummer hinzugefügt.
Eine evtl. vorhandene führende Null wird entfernt und immer eine führende Null hinzugefügt.
Über dieses Kennzeichen wird bei einem eingehenden Anruf gesteuert, wie eine führende Null zur Interpretation (Anzeige des Kontakts) der Rufnummer behandelt wird.
Keine Behandlung der führenden Null.
Eine evtl. vorhandene führende Null wird aus der Rufnummer entfernt.
Eine führende Null wird der Rufnummer hinzugefügt.
Eine evtl. vorhandene führende Null wird entfernt und immer eine führende Null hinzugefügt.
Zeitraum zwischen zwei automatischen Prüfungen auf neue Ereignisse in Minuten.
Server im Netzwerk, auf dem die Datenbank mit den Aufgabentabellen liegt.
Persönliches Gesehen-Kz. berücksichtigen
Kennzeichen, ob neben dem Gesehen-Kennzeichen der Aufgabe zusätzlich auch das persönliche Gesehen-Kennzeichen des Sachbearbeiters berücksichtigt wird.
Überwachter Sachbearbeiter. Hier können mehrere durch Kommata getrennte Sachbearbeiter angegeben werden.
Verbindungsprüfung zum Aufgabenserver
Wenn dieses Kennzeichen auf "true" gesetzt ist, wird regelmäßig überprüft, ob eine Verbindung zum Aufgabenserver möglich ist. Eine fehlgeschlagene Verbindungsprüfung wird dabei im Fehlerprotokoll des SOG ERP Reminders aufgezeichnet.
Über diesen Menüpunkt gelangt man in eine Konfigurationsmaske, über die weitergehende Einstellungen der TAPI-Anbindung vorgenommen werden können.
Hier ist es möglich, für eingehende und ausgehende interne und externe Anrufe festzulegen, ob bei Signalisierung eine Einblendung angezeigt wird und/oder eine entsprechende Aufgabe erstellt wird.
Für eingehende interne und externe Anrufe kann hier zusätzlich nach Anruftyp ein unterschiedliches Verhalten der TAPI-Anbindung definiert werden.
Der SOG ERP Reminder kann aus der Active Skin Oberfläche heraus über den Menüpunkt Systemfunktionen - SOG ERP Reminder gestartet werden.
Über die ActiveSkin Arbeitsplatzeinstellungen der Reminder automatisch mit ActiveSkin gestartet und beendet wird.