Notwendige Lizenz: kasse
Das SOG ERP Kassensystem ist eine in die ERP Software SOG ERP integrierte Lösung. Sie wird auf einem stationären Windows-PC betrieben und kann innerhalb dieser Software mit dem Programm p110 - Kassenabwicklung (kasseabw) Kassenabwicklung genutzt werden. Die Kassenlade und ein eventuelles Kassendisplay für Kunden sind individuell anzuschaffen und ansteuerbar über entsprechende Parameterprogramme. Dazu wird der entsprechende COM-Port in den Parameter eingetragen. Der PC muss dazu im Netzwerk vorhanden sein.
Die erfassten Daten werden ohne Zwischenschritte sofort in der SOG ERP Datenbank im Netzwerk gespeichert.
Das SOG ERP Kassenprogramm ist eingebunden in die Datenstruktur des Gesamtsystems SOG ERP. Die Datenspeicherung erfolgt sofort in der SOG ERP Datenbank. Neben der dadurch möglichen Statistikauswertung im ERP System verfügt das System über diverse Kassenberichte. Diese können ausgedruckt werden.
Die Voraussetzungen für das Nutzen der Kassenprogramme sind ein PC mit Windows Betriebssystem und Netzwerkanschluss.
Das Kassenprogramm erlaubt dem berechtigten Bediener die Erfassung unterschiedlicher Transaktionen. Dabei handelt es sich überwiegend um Verkaufsvorgänge unterschiedlicher Art (Bar-Geschäft, Zahlung mit EC Karte, Gutscheine etc.) sowie Stornierungen.
Das Programm p110 - Kassenabwicklung (kasseabw) - Startmaske
Das für die Kassenabrechnung zu verwendende Programm ist das p110 - Kassenabwicklung (kasseabw).
Beim Start des Programms wird zunächst die Kassennummer, das entsprechende Datum und die Verkäufernummer erfasst. Damit kann das Programm gestartet werden, sofern keine weiteren Optionen für die Kassenanmeldung im pp110 - Parameter Kassenabwicklung (kasseabwpar) vorgenommen wurden.
Die Anmeldeverfahren können im pp110 - Parameter Kassenabwicklung (kasseabwpar) mit dem Parameter "PIN-Prüfung und Scan-Anmeldung" ausgewählt werden. Standardmäßig wird keine PIN-Prüfung und keine Scan-Anmeldung aktiviert und das Programm kann direkt gestartet werden.
Hinterlegen einer Kassenpin für einen Vertreter
Falls Sie ein Anmeldeverfahren mit PIN und/oder Scananmeldung wünschen, muss zuvor
Stellen Sie sicher, dass sie einen Vertreter unter c828 - Vertreterstamm (vertret), sowie einen Sachbearbeiter angelegt haben.
Hinterlegen Sie für den betreffenden Sachbearbeiter im p003 - Sachbearbeiter- und Rechteverwaltung (sachv) auf Tab "Einstellungen" 4- bis 6-stelligen numerischen Kassenpin.
Ordnen Sie dem Vertreter einen Sachbearbeiter zu c828 - Vertreterstamm (vertret). Hinweis: Einem Sachbearbeiter können ähnlich einem Konto mehrere Vertreter zugeordnet werden.
Kundenerfassung
Das Programm ist sowohl geeignet, Stammkunden wie Gelegenheitskunden zu verarbeiten. Nach der Anmeldung erscheint die Möglichkeit, entweder einen bekannten Kunden auszuwählen und einzugeben bzw. den Standardkunden für einen Kassenvorgang zu nutzen.
Hier kann auch ausgewählt werden, ob es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift/Auszahlung handelt. Nach der endgültigen Auswahl des Kunden wird mit der Funktion “fertig“ die weitere Erfassung ausgelöst.
Artikelerfassung
In diesem Schritt werden nun die Artikel erfasst - dabei kann dies manuell oder per Scanner geschehen. Nach Anwahl des Artikels wird die gekaufte Menge erfasst. Die Bestätigung/Speicherung erfolgt über die Funktion „fertig“ bzw. Enter.
Nun werden alle Artikel nacheinander erfasst bzw. gescannt. Am Ende des Erfassungsvorgangs wird über die Funktion „Barverkauf“ der Kassiervorgang eingeleitet.
Kassiervorgang
Nach Beendigung der Artikeleingabe kann der Kassiervorgang erfolgen. Dazu wird die erhaltene Geldsumme erfasst (je nach Zahlungsart), evtl. eine Rechnungsanschrift erfasst und die Rechnung/Bondruck durch die Funktion „Quittung“ bzw. „Quittung und Rechnung“ ausgelöst.
Mit der Funktion „beenden“ wird der Vorgang abgeschlossen und ein neuer Kunde kann bedient werden.
Stornierung/Warenrückgabe
Zur Stornierung/Warenrückgabe ist im Programm p110 die Funktion „Stornierung“ vorgesehen. Diese muss einmal gewählt werden.
Danach wird der zu stornierende Beleg erfasst und mit Enter ausgelöst. Es erscheint der zu stornierende Betrag. Mit „weiter“ wird der Vorgang weiterbearbeitet und eine Abfrage erscheint: „Angezeigten betrag wirklich stornieren“. Danach wird der Beleg storniert und das Geld kann zurückgegeben werden.
Kassenbestände erfassen
Endbestand:
Mit der Funktion „Kassenbestände“ kann der Inhalt der Kasse erfasst und belegt werden. Dazu werden die Inhalte in der geöffneten Maske detailliert erfasst. Ist das geschehen, so kann der Bestand mit der Funktion „Journal“ gespeichert werden. Die entsprechende Abfrage muss bestätigt werden.
Anfangsbestand/Zwischenbestand:
Der Anfangs- und Zwischenbestand kann analog zum Endbestand über die Funktion „Anfangsbestand“ bzw. „Zwischenbestand“ erfasst werden.
Kassenkorrektur
Mit dieser Funktion können die Belegbeträge in der Kasse korrigiert werden.
Weitere Funktionen zur Dokumentation der Kassenvorgänge
Überblick über die bisher mit der Kasse eingenommenen Beträge
Kassenjournal über die bis zum Aufruf dieser Funktion getätigten Umsätze, dieses Journal wird an die Finanzbuchhaltung übermittelt.
Kassenjournal über die in der angegebenen Woche erfassten Kassenvorgänge.
Die SOG hält ein Beispiel einer Verfahrensdokumentation vor. Fragen Sie dazu bitte Ihren Projektleiter bei der SOG!